Twój slogan firmowy

Wytyczne

Oddział Wojewódzki Związku Ochotniczych Straży Pożarnych RP WL w Zielonej Górze

Załącznik do Uchwały Nr 38/2016

Zarządu Oddziału Wojewódzkiego ZOSP RP WL

Wytyczne do przeprowadzenia Walnych Zebrań Sprawozdawczych w OSP

na terenie województwa lubuskiego

2016/2017

Na podstawie Statutu Związku OSP oraz Statutu OSP zaleca się wszystkim Ochotniczym Strażom Pożarnym na terenie województwa lubuskiego przeprowadzenie kampanii sprawozdawczej.

Walne Zebrania Sprawozdawcze należy przeprowadzić w terminie do dnia 28 lutego 2017 r .

Do kompetencji Walnego zebrania OSP należy, m.in. :

Ø Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania z działalności i wykonania budżetu OSP oraz z działalności Komisji Rewizyjnej za okres od ostatniego wlanego Zebrania Sprawozdawczego

Ø Uchwalenie planów działalności i budżetu OSP na rok 2017

Ø Dokonanie wyborów uzupełniających do Zarządu i/lub komisji Rewizyjnej w miejsce ustępujących członków lub w przypadku konieczności zmian w liczbie nie przekraczającej 1/3 ustalonego składu

Ø Podejmowanie uchwał w sprawach majątkowych (ustalenie wysokości składki, przyjęcia darowizn, zbycia lub nabycia środka trwałego, itp. )

Podczas Walnego Zebrania należy dokonać m.in. oceny:

  • Działań ratowniczo-gaśniczych
  • Stanu wyszkolenia członków OSP
  • Działalności prewencyjno-propagandowej
  • Funkcjonowanie Jednostek Operacyjno-Technicznych w ramach OSP
  • Stanu technicznego sprzętu gaśniczego, samochodów pożarniczych, remiz strażackich

Ponadto proponujemy aby do tematyki zebrań włączyć tematy:

  • Współpracy z Zarządem Oddziału Gminnego (równorzędnego) ZOSP RP
  • Współpracy z Zarządem Oddziału Powiatowego i Wojewódzkiego ZOSP RP
  • Współpracy z Państwową Strażą Pożarną
  • Pomocy ze strony samorządu lokalnego.
  • Pozyskiwanie środków finansowych z programów unijnych
  • System OSP – elektroniczna baza danych
  • Formy pracy z młodzieżą

Walne Zebranie sprawozdawcze powinno podjąć uchwałę o stosowaniu uproszczonej rachunkowości do końca stycznia roku podatkowego i przekazać decyzje do Urzędu Skarbowego

Zarząd Ochotniczej Straży Pożarnej zawiadamia członków o terminie, miejscu, czasie, porządku obrad co najmniej na 7 dni przed terminem zebrania. Zarząd OSP powinien zadbać o należyte sporządzenie dokumentacji sprawozdawczej, a także o właściwe przygotowanie pomieszczeń (wystrój, temperatura..)

W toku przygotowań do zebrań Zarząd Oddziału Gminnego (równorzędnego) powinien ustalić listę gości (przedstawicieli ogniw Związku, przedstawicieli PSP, przedstawicieli samorządów, władz gminnych, organizacji współpracujących).

Przed rozpoczęciem kampanii sprawozdawczej w OSP we wszystkich gminach powinny odbyć się plenarne posiedzenia Zarządów Oddziałów Gminnych (równorzędnych ) ZOSP RP, na których należy ustalić:

 

v Terminy przeprowadzenia Walnych Zebrań Sprawozdawczych OSP

v Osoby odpowiedzialne za obsługę oraz terminowe i zgodne ze Statutem przeprowadzenie zebrań.

Zarządy Oddziałów Gminnych (równorzędnych ) Związku przesyłają ustalone terminarze zebrań na terenie gminy do biura Zarządu Oddziału Wojewódzkiego Związku OSP RP Województwa Lubuskiego w Zielonej Górze.

Należy dołożyć wszelkich starań, aby dokumentacja sprawozdawcza sporządzona było dokładnie i terminowo. Druki sprawozdawcze (Raport OSP, plan działalności, itp.) powinny być wypełnione w 2 egzemplarzach i przekazane zgodnie z instrukcją zawartą na końcu druku:

§ 1 egzemplarz pozostaje w dokumentacji OSP

§ 1 egzemplarz wraz z protokołem z zebrania jednostka OSP przekazuje do Zarządu Oddziału Gminnego (równorzędnego) ZOSP RP.

Po zakończeniu zebrań w OSP, Zarządy Oddziałów Gminnych (równorzędnych) powinny ponownie odbyć posiedzenie plenarne celem dokonania oceny przebiegu kampanii sprawozdawczej oraz analizy wniosków wypływających na walnych zebraniach.

W terminie 14 dni po zakończeniu zebrań, nie później jednak niż do 30 marca 2017r. Zarządy Oddziałów Gminnych (równorzędnych) przekażą do Zarządów Oddziałów Powiatowych ZOSP RP informację zbiorczą z przebiegu walnych zebrań w OSP.

Zarządy Oddziałów Gminnych (równorzędnych) wprowadzają dane z Raportu OSP do Systemu OSP i sporządzają w Systemie Informację zbiorczą z terenu gminy.

RAPORT należy wprowadzić do Systemu OSP w terminie 14 dni po zakończeniu Kampanii Sprawozdawczej w OSP, nie później niż do 31 marca 2017 r.

Zarządy Oddziałów Powiatowych ZOSP RP dokonują oceny przebiegu kampanii sprawozdawczej w OSP i do dnia 14 kwietnia 2017 r. dostarczają informację zbiorczą z terenu powiatu do Biura Zarządu Oddziału Wojewódzkiego Związku OSP RP Województwa Lubuskiego.

Zarządy Oddziałów Powiatowych, na podstawie zbiorczych informacji ze wszystkich gmin na terenie powiatu, sporządzają w Systemie OSP informację zbiorczą z terenu powiatu.

Jednostki OSP, które dokonają zmian w składzie Zarządu zobowiązane są powiadomić o tym Krajowy Rejestr Sądowy. Kopię wniosku o zmianę wpisu w KRS prosimy przesłać do Biura Zarządu Oddziału Wojewódzkiego.

Jednostki OSP, które planują w roku 2017 przejść na uproszczoną księgowość muszą zgłosić ten fakt do właściwego Urzędu Skarbowego w terminie do dnia 31.01.2017 r.

Decyzja musi być podjęta w drodze uchwały Walnego Zebrania, a więc Walne Zebranie Sprawozdawcze powinno się odbyć do końca stycznia 2017 r.

 

W przypadku wystąpienia trudności, wątpliwości lub problemów w pracach przygotowawczych do kampanii sprawozdawczej prosimy kontaktować się z naszym biurem – służymy pomocą.

Komplet druków sprawozdawczych można pobrać ze strony Związku www.zosprp.pl oraz powyższe Wytyczne ze strony internetowej Zarządu Oddziału Wojewódzkiego www.zosprp.com

Zielona Góra, grudzień 2016 r,